Електронна трудова книжка: про що варто знати роботодавцям і працівникам?

Починаючи з 10 червня 2021 року в Україні офіційно діють електронні трудові книжки. Розповідаємо роботодавцям і працівникам, де їх знайти і як заповнювати.

Що таке електронна трудова книжка?

Це цифровий аналог паперової трудової книжки. Її впровадили, щоб удосконалити облік трудової діяльності українців, зменшити паперовий документообіг і пов’язані з цим ризики втрати чи пошкодження документів.

Також сучасна система дасть змогу працівникам будь-коли перевірити свій страховий стаж, а в майбутньому – автоматично вийти на пенсію без візиту до Пенсійного фонду.

Що змінилося?

Відтепер кожен роботодавець зобов’язаний надавати відомості про трудову діяльність своїх найманих працівників в електронному форматі. Зокрема, робити записи про прийняття на роботу, переведення чи звільнення, строкову військову службу та інші події, які раніше фіксувалися в паперовій формі.

За законом, у працівників і роботодавців є п’ять років для оцифрування трудових книжок. Після перевірки даних із боку Пенсійного фонду України та їхнього внесення до Реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування буде сформований кінцевий варіант електронної трудової книжки. Відтоді паперова версія буде непотрібна і зможе зберігатися в працівника або вестися паралельно з електронною версією, якщо цього забажає працівник.

Де знайти електронну трудову книжку?

Увійдіть до особистого кабінету на порталі електронних послуг Пенсійного фонду України (ПФУ).

Авторизуйтеся зручним для вас способом:

• За кваліфікованим електронним підписом (КЕП), який можна отримати в Державній податковій службі, акредитованому центрі сертифікації ключів, а також у деяких банках: ПриватБанк, Укрсиббанк, ПУМБ, Альфа-Банк, Креді Агріколь Банк тощо.
• За логіном і паролем – для цього необхідно зареєструватися на порталі за допомогою коду, отриманого в територіальних органах ПФУ за наявності паспорта, ідентифікаційного коду та відповідної заяви.
• Через сервіс ID.GOV.UA, який передбачає ідентифікацію за ЕЦП, за мобільним телефоном (Mobile ID) або наявності рахунку в одному з 27 банків України (Bank ID).

Хто може вносити інформацію?

Відомості про трудову діяльність можуть вносити самі працівники та/або їхні роботодавці. Для цього необхідно мати скановані кольорові копії усіх сторінок трудової книжки у хронологічному порядку та відповідних документів, до яких внесено записи з оригіналів трудової або інших документів, що підтверджують стаж.

• Якщо ви найманий працівник

Щоби перевірити записи про ваші трудові відносини, оберіть у меню зліва розділ «Електронна трудова книжка».

Якщо ви його не бачите, натисніть на власні ПІБ у меню вгорі.

Увага! В електронній трудовій книжці наразі є дані за основним місцем роботи, починаючи з 2004¹ року. Якщо ваша трудова діяльність почалася раніше, ви можете додати інформацію про це особисто, надіславши скановані копії документів.

¹На вебпорталі Пенсійного фонду України страховий стаж розраховується з 1 січня 2004 року, що пов’язано з ухваленням Закону України «Про загальнообов’язкове державне пенсійне страхування» від 09.07.2003 №1058-IV, який запровадив поняття «страховий стаж». До цього стаж вважався трудовим. Зарахування стажу до 01.01.2004 здійснюється на підставі записів у трудовій книжці та інших документів.

Для цього перейдіть у розділ «Комунікації з ПФУ» і оберіть пункт «Відомості про трудові відносини». Тут можна додати скан-копії документів або створити електронний запис, до якого додаються скановані копії документів, на підставі яких створюється запис.

• Якщо ви роботодавець

Щоби внести дані про найманого працівника, прогорніть сторінку нижче й оберіть розділ «Відомості про трудові відносини робітника». Тут ви можете завантажити скан-копії паперових документів.

Скан-копії яких документів потрібно надавати?

До електронної трудової книжки треба завантажити всі документи, що впливають на розрахунок стажу. Окрім трудової книжки, це можуть бути документи про набуття освіти, свідоцтво про народження дитини (для жінок), військовий квиток та інші документи.

Наприклад, до 2004 року до трудового стажу враховувалося навчання у закладах вищої освіти на денній формі. Якщо маєте диплом за відповідні роки, заскануйте і додайте до системи.

Після відправлення кольорових скан-копій фахівці територіальних органів Пенсійного фонду звірять їх із даними в Реєстрі застрахованих осіб, і оцифрують те, чого бракуватиме.

Чи потрібно ФОП робити запис в електронній трудовій книжці?

Так, якщо ви маєте найманих працівників і вносите дані про них.

Щодо власної підприємницької діяльності жодних записів в електронній трудовій книжці робити не потрібно. Водночас ПФУ рекомендує ФОП подати через персональний кабінет скан-копії:

• витягу з Єдиного державного реєстру юридичних осіб, фізичних осіб-підприємців та громадських формувань про державну реєстрацію ФОП, або
• довідки з Державної податкової служби про облік як суб’єкта підприємницької діяльності.

Нагадаємо найголовніші кроки в інфографіках:

За додатковою інформацією звертайтеся до Пенсійного фонду України.

Кампанія «Виходь на світло!» реалізується за підтримки проєкту «На шляху до безпечної, здорової та задекларованої праці в Україні», який фінансується ЄС та виконується Міжнародною організацією.

Держпраці